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2019-07-21 15:45

如何使用內置設計設置快速格式化Office文檔

我們大多數人在文檔完成之前至少花一點時間格式化文檔。它可能需要一些時間,并且每個新文檔的操作都很繁瑣,特別是如果您使用相同的格式集。創建和應用模板是一種可能性,但用戶發現它們有點難以應用,除非他們接受了足夠的培訓。作為模板的替代方法,您可以創建自定義主題或樣式集。只需單擊即可格式化新文檔。沒有比這更簡單的了。在本文中,我將向您展示如何使用內置設計設置快速格式化整個文檔。雖然本文主要關注Word,但您也可以在Excel和PowerPoint中應用和自定義主題。

了解更多信息: Office 365 Consumer定價和功能

我在Windows 10 64系統上使用Office 365,但大多數功能都適用于早期(功能區)版本。您可以使用自己的文檔或下載演示文件.docx文件以進行跟進。本文不適用于在線版本。

什么已經在工作

通過單擊文檔中的任意位置,您可以了解正在使用的樣式。圖A顯示段落文本使用Normal設置樣式(不要將默認的Normal樣式與同名的默認模板混淆)?,F在,單擊“設計”選項卡,然后查看“文檔格式”縮略圖。正如你可以看到如圖B,默認的主題是在最左側。主題包含整個文檔的格式,而不僅僅是字體或段落。

圖A.

wordquickdesign-A.JPG

即使您不知道,樣式和主題也在起作用。

圖B.

wordquickdesign-B.JPG

Word分配默認主題。

要查看主題如何工作,請選擇其他主題。例如,圖C顯示了選擇Centered主題的結果 - 這樣做變化很大,并且比修改游戲中的所有樣式花費的努力要少得多。只需單擊一下,您就可以更改標題和行間距選項。當您將鼠標懸停在縮略圖上時,實時預覽將更新文檔,從而可以輕松快速選擇文檔。此外,還有更多可用主題:單擊主題下拉列表,然后從下拉列表中選擇一個主題。

圖C.

wordquickdesign-C.JPG

使用主題 快速單擊即可重新設置整個文檔的樣式。

應用主題后,您可以使用同一組中的顏色,字體和段落間距選項進行更改,如圖D所示。這些變化產生了巨大的影響,但您只需要付出一點努力。仍然選中居中縮略圖,并在顯示中包含修改。

圖D.

wordquickdesign-D.JPG

通過幾次額外點擊,我們定制了一個內置主題。

設為默認

只需點擊幾下,我們就完全改變了文檔的外觀和風格。您可以繼續采用此路線,應用內置主題,然后更改顏色,字體和行間距。如果這些更改表示您希望將來應用于大多數所有新文檔的樣式,則應將其設置為默認值。為此,只需單擊“文檔格式”組中的“設為默認值”選項。這會將自定義主題格式應用于所有新文檔。這比創建和應用模板容易得多,但這樣做可能有點激烈,所以還有另一種選擇:樣式集。

自定義樣式集

如果您計劃經常使用自定義主題但不經常將其設置為默認主題,則可以創建樣式集 - 這允許您保存包含您所做的所有更改的新主題。然后,您只需單擊一下即可應用它,而不是選擇主題并自定義它。讓我們基于我們之前創建的自定義主題創建自定義樣式集。

單擊主題庫的“更多”按鈕,然后選擇“另存為新樣式集”(圖E)。

在結果對話框中,為新樣式集輸入名稱Centered Plus,然后單擊“確定”。

圖E.

wordquickdesign-e.jpg

將自定義主題另存為新樣式集。

此時,預定義的居中主題仍然完好無損,您可以應用新的“主題”來獲取居中的所有屬性,以及修改后的顏色,字體和行間距設置。為此,請從圖庫中選擇Centered Plus(圖F)。

圖F.

保存修改后的主題

在最后一節,您創建了一個新的風格設定,或主題的基礎上,以預定義的主題為中心所做的修改。您現在有兩個中心主題:原始居中和您命名為Centered Plus的修改后的主題。您可以將修改保存到Centered,而不是像我們剛剛那樣創建基于Centered的主題,但我不建議您這樣做,因為Centered(開箱即用)將丟失給您 - 但是,為了全面,您應該知道你可以。為此,請從“主題”下拉列表中選擇“保存當前主題”。在結果對話框中,單擊“保存”而不更改主題的名稱(我不建議這樣做)。如果您更改主題的名稱,自定義主題將列在主題下拉列表中的自定義主題列表中。

省時間

自定義主題比從頭開始使用每個文檔更有意義,而且比創建和實現模板更容易。找到一個接近你想要的主題,修改你必須的一些東西,然后應用自定義樣式集或主題。您可以創建多個自定義樣式集以滿足您的需求。

如果您使用自定義樣式集,請在評論部分分享您的一些提示,以幫助其他讀者。

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